建設業 書類 保管期間 一覧｜法令別の保存年数早見表
建設業の書類保管期間を建設業法・労安法・労基法・税法の法令別に一覧表で整理。安全書類（グリーンファイル）の保管期間、施工体制台帳・契約書・健康診断記録などの保存年数と起算点を網羅。電子帳簿保存法対応や廃棄手順まで実務担当者向けに解説します。
この記事のポイント
- 建設業法・労安法・労基法・税法の4法令ごとに保存期間と起算点が異なる
- 1つの書類に複数の法令が適用される場合は最も長い保存期間に合わせて管理する
- 石綿関連の健康診断記録は40年間、税法上の帳簿書類は7〜10年間の保存が必要
- 電子取引データの電子保存は2024年1月から義務化され紙保存は原則不可
- 廃棄は保存期間満了・複数法令の確認・管理者承認を経て廃棄台帳に記録する
建設業では日々大量の書類が発生します。安全書類、施工体制関連書類、契約書、会計帳簿、労務関連書類など種類も多岐にわたり、「この書類はいつまで保管すればいいのか」「もう捨てていい書類はどれか」と判断に迷うことも多いでしょう。
保存期間を誤って書類を早期に廃棄してしまうと、行政調査や税務調査で不利になるだけでなく、建設業許可の更新にも影響しかねません。本記事では、建設業で発生する主な書類の法定保存期間を「書類種別×根拠法令×起算点」の一覧表で網羅的に整理し、2024年1月に完全義務化された電子帳簿保存法への実務対応、書類の廃棄手順、電子化移行のチェックリストまで詳しく解説します。
書類種別ごとの法定保存期間一覧
建設業で扱う書類には、複数の法律に基づく保存義務があります。ここでは根拠法令ごとに主な書類と保存期間、起算点を一覧にまとめます。
建設業法に基づく書類
建設業法では、営業に関する帳簿や施工体制に関する書類の保存が義務づけられています。
| 書類名 | 保存期間 | 起算点 | 根拠条文 |
|---|---|---|---|
| 営業に関する帳簿 | 5年間 | 工事目的物の引き渡しの日 | 建設業法第40条の3、施行規則第28条 |
| 営業に関する帳簿（発注者と締結した住宅新築工事に係るもの） | 10年間 | 工事目的物の引き渡しの日 | 建設業法第40条の3、施行規則第28条 |
| 施工体制台帳 | 5年間（住宅新築工事に係るものは10年間） | 工事目的物の引き渡しの日 | 建設業法第40条の3、施行規則第28条 |
| 施工体系図 | 10年間 | 工事目的物の引き渡しの日 | 建設業法第40条の3、施行規則第26条第5項・第28条 |
| 完成図 | 10年間 | 工事目的物の引き渡しの日 | 建設業法第40条の3、施行規則第26条第5項・第28条 |
| 工事内容に関する発注者との打合せ記録 | 10年間 | 工事目的物の引き渡しの日 | 建設業法第40条の3、施行規則第26条第5項・第28条 |
| 変更届出書の控え | 届出後も保管を推奨（法定の定めなし） | - | 建設業法第11条（届出義務）に基づく実務上の必要性 |
| 事業年度終了届出書の控え | 届出後も保管を推奨（法定の定めなし） | - | 建設業法第11条第2項に基づく実務上の必要性 |
営業に関する帳簿には、契約書、特定建設業者が元請として下請に注文した際の見積依頼に関する書面、下請負人に対する支払い等の記録が含まれます。帳簿に添付する書類（契約書の写し等）も同じ期間の保存が必要です。
注意
2024年の建設業法改正では、施工体制台帳に関する記載事項の見直しも行われています。法改正の内容も踏まえて保存対象を確認しておきましょう。
労働安全衛生法に基づく書類
建設業は労働災害のリスクが高い業種であり、安全衛生関連の書類は特に重要です。
| 書類名 | 保存期間 | 起算点 | 根拠条文 |
|---|---|---|---|
| 安全衛生委員会の議事録 | 3年間 | 作成日 | 安衛則第23条第4項 |
| 一般健康診断個人票 | 5年間 | 作成日 | 安衛則第51条 |
| 特殊健康診断個人票 | 5年間（一部の有害業務は30年間・40年間） | 作成日 | 安衛則等の各特別規則 |
| 作業環境測定記録 | 3年間（一部は30年間・40年間） | 測定日 | 安衛法第65条、各特別規則（有機則・特化則等） |
| 特別教育の実施記録 | 3年間 | 教育実施日 | 安衛則第38条 |
| 雇入れ時教育等の実施記録 | 法定の定めなし（3〜5年間の保管を推奨） | - | - |
| 石綿健康診断個人票 | 40年間 | 当該業務に従事しないこととなった日 | 石綿障害予防規則第41条 |
| 化学物質リスクアセスメントの記録 | 次回RA実施まで（最低3年間） | RA実施日 | 安衛則第34条の2の8 |
注意
労働基準法に基づく書類
2020年4月の労働基準法改正により、以下の書類の保存期間が3年から5年に延長されました。ただし、経過措置として当分の間は3年間で足りるとされています。
| 書類名 | 保存期間 | 起算点 | 根拠条文 |
|---|---|---|---|
| 労働者名簿 | 5年間（経過措置で当面3年間） | 労働者の退職・死亡の日 | 労働基準法第107条、第109条 |
| 賃金台帳 | 5年間（経過措置で当面3年間） | 最後の記入をした日 | 労働基準法第108条、第109条 |
| 出勤簿・タイムカード | 5年間（経過措置で当面3年間） | 完結の日 | 労働基準法第109条 |
| 雇入れに関する書類 | 5年間（経過措置で当面3年間） | 労働者の退職・死亡の日 | 労働基準法第109条 |
| 退職に関する書類（解雇通知等） | 5年間（経過措置で当面3年間） | 労働者の退職・死亡の日 | 労働基準法第109条 |
| 災害補償に関する書類 | 5年間（経過措置で当面3年間） | 災害補償の終了日 | 労働基準法第109条 |
| 36協定届等の労使協定 | 5年間（経過措置で当面3年間） | 完結の日（有効期間の満了日） | 労働基準法第109条 |
ポイント
税法に基づく書類
法人税法・消費税法に基づき、帳簿や取引書類には7年間（繰越欠損金がある場合は10年間）の保存義務があります。
| 書類名 | 保存期間 | 起算点 | 根拠条文 |
|---|---|---|---|
| 仕訳帳・総勘定元帳 | 7年間（繰越欠損金がある場合は10年間） | 確定申告書の提出期限の翌日 | 法人税法施行規則第59条 |
| 決算関係書類（貸借対照表・損益計算書等） | 7年間（繰越欠損金がある場合は10年間） | 確定申告書の提出期限の翌日 | 法人税法施行規則第59条 |
| 請求書・領収書 | 7年間（繰越欠損金がある場合は10年間） | 確定申告書の提出期限の翌日 | 法人税法施行規則第59条 |
| 契約書 | 7年間（繰越欠損金がある場合は10年間） | 確定申告書の提出期限の翌日 | 法人税法施行規則第59条 |
| 見積書 | 7年間（繰越欠損金がある場合は10年間） | 確定申告書の提出期限の翌日 | 法人税法施行規則第59条 |
| 適格請求書（インボイス）の写し | 7年間 | 確定申告書の提出期限の翌日 | 消費税法第30条第7項、第57条の4第6項 |
| 棚卸表 | 7年間（繰越欠損金がある場合は10年間） | 確定申告書の提出期限の翌日 | 法人税法施行規則第59条 |
ポイント
安全書類の保管期間
安全書類（グリーンファイル）の保存期間については、書類の種類によって適用される法令が異なります。
| 書類名 | 保存期間の目安 | 考え方 |
|---|---|---|
| 施工体制台帳の添付書類として管理する安全書類 | 引き渡し後5年間（新築住宅の建設工事は10年間） | 施工体制台帳と同じ保存期間を適用 |
| 作業員名簿 | 工事完了後5年間を目安 | 労働者名簿としての性質を踏まえ、労基法の保存期間に準拠 |
| 新規入場者教育記録 | 工事完了後5年間を目安 | 安全衛生教育の記録としての性質を踏まえた実務上の目安 |
| 送り出し教育実施報告書 | 工事完了後5年間を目安 | 新規入場者教育記録と同様、安全衛生教育の一環として保管 |
| 健康診断書の写し | 原本の保存期間に準拠（5年間） | 安衛則第51条の保存義務に合わせる |
| 持込機械等（移動式クレーン等）使用届 | 工事期間中＋工事完了後5年間を目安 | 施工体制台帳の添付書類としての性質を踏まえた実務上の目安 |
| 火気使用願 | 工事期間中＋工事完了後5年間を目安 | 施工体制台帳の添付書類としての性質を踏まえた実務上の目安 |
| 有機溶剤・特定化学物質等持込使用届 | 工事期間中＋工事完了後5年間を目安 | 安全衛生管理書類としての性質を踏まえた実務上の目安 |
| 工事安全衛生計画書 | 工事完了後5年間を目安 | 安全衛生管理の基本書類として施工体制台帳と同等の期間を推奨 |
| 建設業退職金共済証紙受払簿 | 工事完成後1年間 | 建退共の規程に基づく（発注者への提示用） |
安全書類の管理について詳しくは、安全書類（グリーンファイル）の作成ガイドをご覧ください。グリーンサイトを利用している場合は、クラウド上にデータが保存されるため電子的な保管が容易です。
注意
その他の書類
| 書類名 | 保存期間 | 根拠 |
|---|---|---|
| 建設業許可申請書類の控え | 許可の有効期間中および更新後も保管を推奨 | 実務上の必要性 |
| 経営事項審査の申請書類 | 審査基準日から少なくとも2年間（次回申請まで） | 実務上の必要性 |
| 産業廃棄物管理票（マニフェスト） | 交付の日（返送票は送付を受けた日）から5年間 | 廃棄物処理法第12条の3第6項、施行規則第8条の26 |
| 建設リサイクル法に基づく届出書等 | 工事完了後の保管を推奨（明確な法定期間の定めなし） | 実務上の必要性 |
保存期間の起算点を正しく理解する
保存期間を正しく計算するうえで最も重要なのが「起算点」です。同じ5年間の保存義務でも、いつから数え始めるかによって実際の廃棄可能日は大きく異なります。
起算点の種類と注意点
起算点には大きく分けて以下のパターンがあります。
特定の事実の発生日から起算するもの
建設業法の営業帳簿や施工体制台帳の「引き渡しの日」、労働者名簿の「退職・死亡の日」、賃金台帳の「最後の記入をした日」などが該当します。個別の事実発生日を正確に記録しておかないと起算点が分からなくなります。例えば、2025年6月30日に引き渡した工事の帳簿であれば、2025年7月1日から5年間、つまり2030年6月30日まで保存する必要があります。
確定申告書の提出期限の翌日から起算するもの
税法上の帳簿・書類が該当します。3月決算法人の場合、確定申告書の提出期限は5月31日のため、起算日は6月1日となります。
注意
複数の法令が重複する場合
建設業の書類は、1つの書類に対して複数の法令の保存義務が適用されることがあります。例えば、工事の契約書は建設業法上は5年間、税法上は7年間の保存義務があります。この場合は、最も長い保存期間に合わせて保管するのが原則です。
| 書類名 | 建設業法 | 税法 | 労基法 | 適用する保存期間 |
|---|---|---|---|---|
| 工事請負契約書 | 5年間 | 7年間 | - | 7年間（税法に合わせる） |
| 作業員名簿 | - | - | 5年間（経過措置3年間） | 5年間（労基法に合わせる） |
| 施工体制台帳 | 5〜10年間 | - | - | 5〜10年間（建設業法に従う） |
建設業の電帳法（電子帳簿保存法）対応ガイド
電子帳簿保存法の3つの区分
電子帳簿保存法（電帳法）は、税法上保存が義務づけられている帳簿・書類について、一定の要件のもとで電子データでの保存を認める法律です。以下の3つの区分があります。
1. 電子帳簿等保存
会計ソフト等で作成した帳簿・書類を、紙に出力せずにそのまま電子データで保存する区分です。任意適用であり、電子データで保存するかどうかは事業者が選択できます。
2. スキャナ保存
紙で受領・作成した書類をスキャナで読み取り、電子データとして保存する区分です。こちらも任意適用ですが、導入により紙の原本を一定の条件のもとで廃棄できるようになります。
3. 電子取引データ保存（2024年1月より義務化）
メール添付、クラウドサービス、EDIなど電子的な方法で授受した取引書類を、電子データのまま保存する区分です。2024年1月から完全義務化されており、これらの書類を紙に印刷して保存する方法は原則として認められなくなりました。
注意
電子取引データ保存の具体的な要件
建設業の日常業務で電子取引に該当するケースは多くあります。以下のようなものが対象です。
- メールに添付された請求書・見積書・発注書
- クラウドサービスからダウンロードした請求書・領収書
- EDIシステムを通じて授受した取引データ
- PDFで送受信した契約書・注文書
- ウェブサイト上で表示される領収書（通販サイト等）
これらの電子取引データを保存する際は、以下の要件をすべて満たす必要があります。
改ざん防止措置（真実性の確保）
以下のいずれかの措置を講じる必要があります。
- タイムスタンプが付された後に授受する
- 授受後遅滞なくタイムスタンプを付す
- 訂正・削除の履歴が確認できるシステム、または訂正・削除ができないシステムで保存する
- 訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する
ポイント
検索機能の確保（可視性の確保）
以下の検索条件で電子データを探せる状態にしておく必要があります。
- 取引年月日
- 取引金額
- 取引先名称
具体的な方法としては、以下のようなやり方があります。
- 会計ソフトやファイル管理システムの検索機能を利用する
- ファイル名に「日付_取引先_金額」を含める命名規則で保存する（例：20260215_〇〇建設_500000.pdf）
- Excelなどで索引簿を作成し、ファイルと紐づけて管理する
ディスプレイ・プリンタ等の備付け
保存した電子データを、ディスプレイの画面上で整然とした形式で速やかに確認でき、必要に応じて書面に出力できる環境を整えておく必要があります。
スキャナ保存の要件と活用
建設業では紙の書類が依然として多く、スキャナ保存の活用は電子化の大きな一歩になります。スキャナ保存を導入することで、紙の原本の廃棄が可能になり、保管スペースの削減や検索性の向上が期待できます。
スキャナ保存の主な要件は以下のとおりです。
- 解像度：200dpi以上（A4サイズ以下の書類の場合）
- カラー画像：一般書類は白黒での保存も可。重要書類（契約書、領収書等）はカラー画像での保存が原則
- タイムスタンプ：入力期間内（最長約2か月とおおむね7営業日以内）にタイムスタンプを付与。ただし、訂正・削除の履歴が残るシステムを使う場合はタイムスタンプ不要
- バージョン管理：訂正・削除の事実および内容を確認できること
- 検索機能：日付・金額・取引先で検索できること
ポイント
建設業特有の電帳法対応ポイント
建設業では、以下のような特有の事情を踏まえた対応が必要です。
現場単位の書類管理との両立
建設業の書類は工事現場ごとに発生するため、電子データも工事番号で紐づけて管理できる仕組みが必要です。ファイルサーバーのフォルダ構成を工事番号ベースにする、または工事管理システムと連携させるなど、既存の業務フローに沿った電子保存の仕組みを検討しましょう。
多数の取引先との書類授受
元請・下請の重層構造がある建設業では、取引先の数が多く、書類の授受方法もメール・FAX・紙の郵送・クラウドサービスなどさまざまです。電子で受領したものと紙で受領したものを明確に区分し、それぞれ適切な方法で保存する運用ルールを定めましょう。
安全書類のデジタル化との連携
グリーンサイト等で管理している安全書類は、すでに電子的に保存されています。税法上の保存義務がある書類（契約書・請求書等）と安全書類では適用される法令が異なるため、それぞれの保存要件を整理したうえで、統合的な文書管理の仕組みを構築することが効率的です。
書類の廃棄手順
保存期間が満了した書類は、適切な手順で廃棄する必要があります。安易に廃棄すると、後から必要になった際に困るだけでなく、個人情報保護の観点からも問題が生じる可能性があります。
廃棄前の確認事項
書類を廃棄する前に、以下の点を必ず確認してください。
- 保存期間の満了を確認する：起算点と保存期間から、廃棄可能日を正確に計算する
- 複数の法令の適用を確認する：1つの書類に複数の保存義務がかかっている場合、すべての保存期間が満了していることを確認する
- 係争・監査への影響を確認する：訴訟中、行政調査中、税務調査中の書類は保存期間に関わらず廃棄しない
- 関連工事の瑕疵担保・契約不適合責任期間を確認する：工事に関する書類は、瑕疵担保責任（契約不適合責任）期間が満了するまで保管しておくのが安全
- 元請企業の指定期間を確認する：元請から指定された保存期間が法定期間より長い場合、その期間に従う
廃棄方法
| 書類の種類 | 推奨される廃棄方法 |
|---|---|
| 個人情報を含む紙書類 | シュレッダー処理（クロスカット以上）または溶解処理 |
| 個人情報を含まない紙書類 | シュレッダー処理または一般的な廃棄（ただし社外秘情報に注意） |
| 電子データ | 復元不能な方法での消去（上書き消去、物理破壊等） |
| 外部記憶媒体（CD・DVD・USB等） | 物理破壊または専用消去ソフトによるデータ消去 |
廃棄記録の作成
廃棄した書類は「廃棄台帳」に記録を残しておくことを強くおすすめします。台帳には以下の項目を記載します。
- 廃棄した書類の種類・名称
- 対象期間（例：2020年度分）
- 関連する工事番号・工事名
- 保存期間と根拠法令
- 廃棄年月日
- 廃棄方法
- 廃棄の承認者
- 廃棄の実施者
電子化移行チェックリスト
書類管理を紙からデジタルに移行する際のチェックリストです。段階的に取り組むことで、無理なく電子化を進められます。
ステップ1：現状把握と方針決定
ステップ2：保存環境の整備
ステップ3：改ざん防止措置の導入
ステップ4：運用開始と定着
ポイント
紙書類の整理術
電子化を進める一方で、紙の書類が完全になくなるわけではありません。紙書類の整理・保管の基本も押さえておきましょう。
ファイリングの基本ルール
- 工事別にファイルを作成する：工事番号ごとにファイルを用意し、その工事に関するすべての書類を1か所にまとめる
- 書類の種別で分類する：ファイル内はインデックス（見出し）を使って「契約関連」「安全書類」「施工記録」「経理関連」に分ける
- 保存期間をファイルの背表紙に記載する：「保存期限：2031年3月」のように明記しておくと、廃棄時期の判断が容易になる
- 廃棄予定年度ごとに棚を分ける：廃棄年度で棚を管理すると、定期的な整理がしやすくなる
保管場所の選定
- 直射日光が当たらない場所
- 湿度が低く、水濡れのリスクがない場所
- 施錠できるキャビネットまたは書庫
- 火災に備えた耐火書庫の利用も検討する（重要度の高い書類）
書類管理の効率化にBPOを活用する
書類の整理・保管・廃棄は、地道で継続的な手間がかかる業務です。工事が完了するたびにファイリングし、保存期限を管理し、期限が来たら適切な手順で廃棄する。電子帳簿保存法への対応も加わり、書類管理の業務負担は増加傾向にあります。
建設業の事務代行（BPO）を活用すれば、安全書類の作成と合わせて、書類の整理・保管・廃棄管理も外部の専門スタッフに任せることができます。安全書類のデジタル化の導入支援、電子帳簿保存法対応の仕組みづくり、保存期間の管理台帳の運用まで、書類管理の一連の業務を包括的に委託できます。
保存期間の管理漏れや重要書類の紛失は、行政処分や税務上の不利益につながるリスクがあります。書類管理の効率化と法令遵守の両立を検討されている方は、建設業専門のBPOサービスの活用をご検討ください。料金シミュレーターで自社の規模に合った費用感を確認でき、お問い合わせから無料相談も受け付けています。