事務員の採用 vs BPO外注｜3年間のコスト比較と判断基準

「事務員を採用すべきか、外注（BPO）で対応すべきか」。建設業の中小企業にとって、事務体制の構築は経営判断の一つです。正社員採用は安定した体制を築ける一方で、給与以外にもさまざまなコストが発生します。BPOは初期コストを抑えられますが、すべての業務に適しているわけではありません。

本記事では、正社員採用とBPO（事務代行）それぞれの実際のコスト構造を分解し、3年間の総コスト（TCO）比較を通じて、自社にとって最適な判断基準を提示します。

正社員採用にかかる「本当のコスト」

事務員を正社員として採用する場合、月々の給与だけに目が行きがちですが、実際にはそれ以外に多くのコストが発生します。採用を検討する際は、以下のコスト項目を把握しておくことが重要です。

採用コスト（初期費用）

事務員を1名採用するまでに、一般的に以下の費用がかかります。

• 求人広告費：求人サイトへの掲載で1回あたり20万〜50万円程度。複数サイトに掲載したり、掲載期間を延長したりすると、さらに費用が膨らむこともあります
• 人材紹介手数料：人材紹介会社を利用する場合、採用者の想定年収の30〜35%が手数料の目安です。年収350万円の事務員であれば105万〜122万円程度になります
• 面接・選考コスト：書類選考や面接にかかる社内担当者の人件費。1名の採用に3〜5名の面接を行うとすると、準備・実施・検討で数日分の工数が発生します

年間人件費（給与+社会保険+福利厚生）

正社員の人件費は、額面給与だけでは正確に把握できません。会社が負担するコストの全体像は以下のとおりです。

上記はあくまで概算です。地域や企業規模、賞与の有無によって変動しますが、「額面給与の1.2〜1.3倍」が実際の人件費と考えておくと大きくは外れません。

教育・OJTコスト

新しく採用した事務員が建設業の書類業務を一人で回せるようになるまでには、一定の教育期間が必要です。

• 初年度の教育コスト：50万〜100万円程度（先輩社員の指導時間、外部研修費など）
• 教育期間中の生産性低下：入社後3〜6ヶ月程度は、十分な戦力にならないことが一般的です
• 建設業特有の学習項目：全建統一様式の理解、グリーンサイト操作、CCUSの仕組み、元請ごとのルールなど、一般事務とは異なる専門知識の習得が必要

特に建設業の安全書類は、労働安全衛生法や建設業法に基づく法的書類です。記載ミスが法令違反やペナルティにつながる可能性があるため、十分な教育期間を設けることが求められます。

見落としがちなコスト

上記に加えて、以下のような「見えにくいコスト」も存在します。

• 退職リスク：事務員が退職した場合、再度の採用コストと引き継ぎコストが発生します。中小企業の事務職は離職率が比較的高い傾向があり、早期退職のリスクも考慮が必要です
• 属人化コスト：事務員1名体制の場合、その担当者が休職・退職すると業務が停止するリスクがあります
• 法改正対応コスト：建設業関連の法改正があった場合、事務員の再教育が必要になります

BPO（事務代行）のコスト構造

次に、BPO（事務代行）を利用する場合のコスト構造を整理します。BPOの費用体系はサービスによって異なりますが、一般的な建設業向けBPOの料金を以下にまとめます。

月額費用の目安

建設業に特化した事務代行サービスの月額費用は、業務範囲と作業量によって異なります。

BPOの費用に含まれるもの

BPOの月額費用には、一般的に以下が含まれています。

• 書類作成・データ入力の作業費
• 品質チェック（ダブルチェック体制）
• 差し戻し対応・修正作業
• 法改正・様式変更への対応
• 担当者の教育・スキル維持にかかるコスト

正社員採用の場合、これらのコストは自社で負担する必要がありますが、BPOではサービス料金に含まれている点が特徴です。

BPO特有のコスト

一方、BPO利用時には以下のようなコストも発生します。

• コミュニケーションコスト：作業員情報の共有や現場ごとのルール伝達など、外注先とのやり取りに一定の時間がかかります
• 管理コスト：成果物の確認・承認にかかる社内の時間
• 初期セットアップ費用：会社情報・作業員情報の初期登録に0〜3万円程度かかるサービスもあります

3年間のTCO（総保有コスト）比較

ここでは、正社員採用とBPOの3年間のコストを具体的な数値で比較します。以下の前提条件で試算します。

前提条件：

• 従業員20〜30名規模の中小建設会社
• 月3〜5現場を想定
• 正社員は年収300万円（額面）の事務員を想定
• BPOは月額8万円（安全書類+グリーンサイト入力）のプランを想定

正社員採用の3年TCO

※ 2年目以降は昇給（年2%想定）を反映。教育コストは初年度に集中し、2年目以降は継続研修費として減少。

BPO利用の3年TCO

※ 管理・確認工数は、月5〜10時間程度の社内確認作業を想定（初年度はやや多め）。

3年TCO比較のまとめ

単純なコスト比較では、BPOが大幅に低コストとなります。ただし、この比較は「事務業務のみ」を対象としている点に注意が必要です。正社員は事務以外の業務（電話対応、来客対応、庶務全般など）も兼務できるため、事務専任のBPOとは担当業務の範囲が異なります。

コスト以外で比較すべき5つのポイント

コストだけで採用かBPOかを判断するのは適切ではありません。以下の5つの観点も合わせて検討する必要があります。

1. 業務の柔軟性と対応範囲

• 正社員：事務業務に限らず、電話対応、来客対応、社内調整、急な依頼への対応など幅広い業務を任せられる。現場の状況変化にもリアルタイムで対応可能
• BPO：契約で定めた業務範囲内での対応が基本。範囲外の突発的な業務には対応しにくい場合がある

2. 品質と専門性

• 正社員：自社の業務に特化した知識が蓄積されるが、担当者のスキルに依存する。建設業特有の書類に精通するまでに時間がかかる場合がある
• BPO：建設業に特化したBPO事業者であれば、全建統一様式やグリーンサイトに精通したスタッフが対応。複数社の経験から得たノウハウがある一方、自社固有の事情への理解には限界もある

3. スケーラビリティ（拡張性）

• 正社員：業務量が増えた場合、追加の採用が必要。採用には時間とコストがかかるため、急な業務増に対応しにくい
• BPO：業務量の増減に応じてプランを変更できるため、繁忙期・閑散期のコスト調整がしやすい

4. 社内ノウハウの蓄積

• 正社員：事務業務のノウハウが社内に蓄積される。長期的に見て、業務改善や効率化を自社主導で進められる
• BPO：業務を完全に外注すると、社内に書類作成のスキルが残りにくい。BPO事業者への依存度が高まるリスクがある

5. リスク管理

• 正社員：退職・休職時の業務停止リスクがある（特に1名体制の場合）。一方、機密情報は社内で管理される
• BPO：チーム体制で対応するため、特定の担当者への依存は低い。ただし、機密情報を外部に預けるため、情報セキュリティ面の確認が必要

ハイブリッドモデルという選択肢

正社員採用とBPOは「どちらか一方」ではなく、組み合わせて活用するハイブリッドモデルも有効な選択肢です。

ハイブリッドモデルの具体例

以下のような業務分担が考えられます。

ハイブリッドモデルのメリット

• コストの最適化：定型業務をBPOに委託し、正社員は判断や調整が必要な業務に専念できる
• ノウハウの維持：社内に事務担当者がいるため、業務の全体像を把握・管理できる
• リスク分散：正社員が退職した場合でもBPOが定型業務をカバーし、業務が完全に停止するリスクを軽減できる
• 段階的な移行：最初はBPOで対応し、業務量が増えてきたら正社員を採用するという段階的なアプローチも可能

自社に合った選択をするための判断フローチャート

以下のチェックポイントに沿って、自社に最適な方法を検討してみてください。

チェック1: 月間の事務作業量はどのくらいか

• 月80時間未満（フルタイム1名の半分以下）：BPOが有力。正社員を採用すると余剰人員になる可能性がある
• 月80〜160時間（フルタイム1名程度）：正社員採用またはハイブリッドモデルが選択肢に
• 月160時間以上（フルタイム1名以上）：正社員採用を基本とし、ピーク時の業務をBPOで補う

チェック2: 業務量は安定しているか

• 年間を通じて安定している：正社員採用のメリットが出やすい
• 繁忙期と閑散期の差が大きい：BPOの方が費用を最適化しやすい。閑散期に固定費を抱えずに済む
• 今後の業務量が読めない：まずはBPOで柔軟に対応し、業務量が安定してきたら採用を検討する

チェック3: 事務業務の内容はどのようなものか

• 安全書類・グリーンサイト入力が中心：建設業特化のBPOが効率的。定型業務であり、外注との相性が良い
• 経理・労務・庶務など多岐にわたる：社内判断が必要な場面が多いため、正社員の方が対応しやすい
• 両方のバランスが必要：ハイブリッドモデルが最適

チェック4: 社内に事務管理できる人がいるか

• 経営者や現場監督が管理できる：BPOへの指示・確認を行える体制があればBPOで十分機能する
• 事務業務を任せきりにしたい：正社員を採用し、自走できる体制を構築する方が安心
• 既存の事務員がいるが手が足りない：BPOで一部業務を補完するハイブリッドモデルが適切

よくある質問（FAQ）

Q. BPOを使うと社内にノウハウが蓄積されないのでは？

完全に外注する場合はその懸念があります。対策として、BPO事業者から月次の業務レポートを受け取り、どのような書類を何件作成したか、どのような法改正に対応したかを記録として蓄積する方法があります。また、ハイブリッドモデルで社内にも事務担当者を置くことで、外注先の業務内容を把握しながらノウハウを維持できます。

Q. 途中で正社員採用に切り替えることはできますか？

可能です。BPOを利用しながら正社員の採用活動を行い、採用後にBPO事業者から業務の引き継ぎを受ける流れが一般的です。その場合、引き継ぎ期間（1〜2ヶ月程度）はBPOと正社員の費用が並行してかかりますが、スムーズな移行のために必要な投資と考えましょう。

Q. BPOの品質が悪かった場合、簡単に事業者を変えられますか？

BPOサービスの契約期間は1ヶ月〜3ヶ月程度が一般的で、正社員の雇用契約に比べると変更は容易です。ただし、事業者を変更すると再度の情報共有やセットアップが必要になるため、最初の事業者選定が重要です。トライアル期間を設けて品質を確認してから本契約に進むことをおすすめします。

まとめ

正社員採用とBPO（事務代行）は、どちらにも明確なメリットとデメリットがあります。3年間のTCOで比較すると、月額8万円のBPOプランは約318万円、正社員採用は約1,270万円と大きな差がありますが、正社員は事務以外の業務も担当でき、社内にノウハウが蓄積されるという利点があります。

判断の基本は「自社の業務量と業務内容に合っているかどうか」です。月間の事務作業量が少なく定型業務が中心であればBPOが合理的であり、業務量が多く社内判断が頻繁に必要な場合は正社員採用が適しています。どちらか一方に決められない場合は、ハイブリッドモデルで両方の利点を活かすことも有効です。

まずは自社の事務作業にかかっている時間とコストを数値で把握することから始めてみてください。現状が見えれば、自社にとっての最適解がおのずと見えてきます。